Comment planifier son départ et son remplacement

[CAPSULE DE L'INSPECTION PROFESSIONNELLE]

Source : ACAIQ

Lorsqu’un courtier immobilier agréé prévoit s’absenter pour des vacances ou pour d’autres motifs, il désire déléguer ses opérations à un autre membre en qui il peut avoir confiance. Il veut aussi s’assurer de le faire de façon légale et sécuritaire pour tous. La période estivale amène beaucoup de questions à ce sujet et plusieurs obligations sont à considérer. Voici donc quelques recommandations de bonne pratique avant de partir. Le présent texte cible plus particulièrement les courtiers immobiliers agréés indépendants ou sous-franchisés, agissant seuls ou avec un nombre très limité d’agents. Ces courtiers vivent des situations plus problématiques, puisque tous les agents quittent bien souvent le bureau en même temps que le courtier immobilier, car fréquemment ils sont membres d’une même famille. Dans ce cas, il n’y a d’autres choix que de nommer un remplaçant pour veiller à l’exécution des transactions. Ce dernier sera nécessairement à l’emploi d’un autre courtier immobilier (exemple : le représentant du courtier immobilier « Les Immeubles Rive Nord RV Inc. » doit s’absenter et demande à un agent de son courtier franchiseur « Les Immeubles Rive Nord Inc. » de le remplacer pendant son absence.) Le remplacement d’agents qui sont à l’emploi d’un même courtier immobilier est moins problématique, mais il doit toutefois être encadré par le représentant ou le directeur qui désignera un agent remplaçant et, s’il y a lieu, conseillera de rédiger une entente écrite de remplacement et de partage de rétribution. Certains des commentaires qui suivent peuvent également s’appliquer à la gestion des remplacements d’agents immobiliers d’un même bureau (exemple : avis aux clients en cas d’absence).

Vos obligations

• Disponibilité :

Selon l’article 22 des Règles de déontologie de l’ACAIQ, le membre doit exécuter de façon prudente, diligente et compétente les obligations qu’il s’est engagé à remplir. Il doit notamment faire preuve d’une disponibilité raisonnable, sinon désigner un autre membre pour le remplacer.

• Comptes rendus réguliers :

En vertu du contrat de courtage obligatoire pour les immeubles résidentiels de moins de cinq logements, le courtier immobilier s’engage à effectuer certaines tâches dans les meilleurs délais. Il en est ainsi notamment à la clause 10, 2° et 3° qui énonce l’obligation de présenter au vendeur, dans les meilleurs délais, toute promesse d’achat relative à l’immeuble visé au contrat ou de l’informer verbalement et de façon régulière de l’état de l’exécution du contrat de courtage. Ces obligations sont en péril en cas d’absence prolongée.

• Visites :

Toujours en vertu du contrat de courtage, la clause 9.3 (1) prévoit que le vendeur accorde en exclusivité au courtier le droit de faire visiter l’immeuble à toute heure raisonnable, tout rendez-vous devant être fixé directement avec l’occupant des lieux. Toutefois, le courtier peut permettre à d’autres courtiers d’exercer en tout ou en partie ce droit. Cette possibilité de transférer le droit de visite à un autre courtier ne peut cependant être interprété comme pouvant permettre à un agent à l’emploi de cet autre courtier d’effectuer des opérations de courtage au nom du courtier remplacé.

• Un seul courtier employeur :

Il est également essentiel de se rappeler qu’en vertu de l’article 19 de la Loi sur le courtage immobilier, un agent ne peut être en même temps à l’emploi de plus d’un courtier ou autorisé à agir pour plus d’un courtier. Un agent ne peut donc effectuer d’opérations de courtage au nom d’un courtier immobilier qu’il remplace.

• Rétribution au courtier immobilier :

L’article 71 du Règlement de l’ACAIQ est très clair. Un courtier immobilier ne peut rétribuer directement un agent qui est à l’emploi d’un autre courtier. Le courtier immobilier absent ne peut donc que rétribuer le courtier immobilier de l’agent remplaçant.

Recommandations de bonnes pratiques

1. À la signature d'un contrat de courtage

Il est nécessaire de bien expliquer au propriétaire-vendeur qu’il est possible que vous vous absentiez pour plusieurs jours pendant la durée du contrat de courtage (précisez, par exemple, si c’est pour des motifs de vacances ou de maladies) et que vous avez une procédure interne pour désigner un agent immobilier à l’emploi d’un autre courtier immobilier pour vous remplacer. Vous devez insister sur le fait que vous ne désignez que des personnes fiables et d’expérience qui sauront bien le conseiller en cas de besoin. Le client vendeur ne pourra qu’apprécier votre organisation, votre prévoyance et votre professionnalisme.

2. En cas d’absence

Service de messagerie

Il est recommandé de prévoir un service de messagerie téléphonique qui référera vos clients à l’agent remplaçant. Le courtier remplacé qui fait partie d’une équipe et partage son bureau avec un courtier franchiseur, peut normalement compter sur le service commun de réception. Il pourrait être également prévoyant d’effectuer un retour de courriel automatique mentionnant votre absence ainsi que les coordonnées de votre agent immobilier remplaçant. Si l’adresse de votre établissement est différente de celle de votre agent remplaçant, vous pourriez lui donner accès ou à toute autre personne de confiance à votre local ou boîte postale afin qu’il puisse prendre connaissance de votre courrier professionnel.

Contrats de courtage en vigueur

Vous devez dans un premier temps communiquer avec les propriétaires-vendeurs afin de les aviser verbalement de la durée de votre absence ainsi que du nom et des coordonnées de l’agent immobilier (et de son courtier immobilier) qui se chargera de leur contrat. Dans un deuxième temps, vous devez confirmer le tout par écrit à vos clients. Faites de même avec vos clients acheteurs qui ont des transactions en cours ou pour lesquelles vous avez débuté des recherches. Profitez de cette occasion pour discuter et prévoir, avant de partir, toutes modifications éventuelles aux contrats de courtage, notamment celles relatives au prix de vente de l’immeuble, à la rétribution ou à la prolongation desdits contrats de courtage. Afin de sécuriser le droit à la rétribution du courtier remplaçant, il est suggéré de signer une entente de remplacement et de rétribution avec ce dernier. Cette entente doit identifier les opérations de courtage potentielles à être effectuées par l’agent remplaçant (toujours au nom du courtier immobilier remplaçant). Cette entente évitera tout litige éventuel. Elle vise principalement à régler à l’avance les partages de rétributions dans les situations suivantes :

• contrat de courtage signé par l’agent remplaçant avec un des clients référés en l’absence du courtier remplacé;
• promesse d’achat présentée par l’agent remplaçant sur l’inscription du courtier remplacé;
• promesse d’achat présentée par l’agent remplaçant avec un client du courtier remplacé sur l’inscription d’un tiers courtier immobilier;
• travail effectué sur les dossiers des acheteurs du courtier remplacé depuis son départ.

Il est important de réitérer que l’agent remplaçant demeure à l’emploi de son courtier immobilier et qu’il ne peut effectuer d’opérations de courtage au nom du courtier remplacé. Enfreindre cette règle pourrait entraîner une responsabilité civile et disciplinaire et créer des problèmes d’application de l’assurance responsabilité professionnelle.

Quelques exemples illustrant ce principe

• l’agent remplaçant qui donne des informations sur une des inscriptions du courtier remplacé, le fait au nom de son courtier immobilier;
• si un des visiteurs est intéressé à faire une promesse d’achat, l’agent remplaçant peut la rédiger et la présenter, mais ce dernier agira à titre de représentant pour son courtier immobilier et la promesse d’achat identifiera clairement le nom du courtier remplaçant;
• dans le cas de négociations de transactions déjà en cours, l’agent remplaçant peut conseiller le client-vendeur du courtier absent, mais toujours au nom de son courtier immobilier;
• l’agent remplaçant ne peut effectuer de modifications aux contrats de courtage existants au nom du courtier inscripteur absent, par exemple modifier le prix de vente de l’immeuble ou le montant de la rétribution. Ces modifications devront être réglées au retour du courtier inscripteur et, idéalement, devront avoir été discutées avec les clients avant son départ.

Signature d’un contrat de courtage en l’absence du courtier remplacé

Dans ce cas, la pratique la plus sécuritaire pour toutes les parties est de rédiger le contrat de courtage au nom du courtier remplaçant seulement, en mentionnant à la clause 11 que le nom du courtier immobilier remplacé serait ajouté en co-inscription dès son retour, conditionnellement à son acceptation d’être partie au contrat. Au retour du courtier immobilier, son nom serait ajouté à un formulaire de modifications.

Autres considérations

Le courtier qui s’absente devra prendre bien soin de remettre au courtier remplaçant tous ses dossiers de contrats de courtage et de transactions en cours. Il devra également lui fournir une liste de ses clients potentiels. Enfin, ces recommandations de bonne pratique sont faites dans le but d’éviter aux courtiers immobiliers et à leurs agents des situations conflictuelles concernant notamment le partage de rétribution et la responsabilité de chacun. Nous vous invitons donc à la prudence et avant tout à la transparence avec votre clientèle. Bonnes vacances!