Ouverture de sessionLa gestion électronique des documents (GED) : maintien, conservation et archivage des dossiers et registres
La nouvelle Loi sur le courtage immobilier ne pose désormais plus d’obstacles au maintien, à la conservation et à l’archivage des dossiers et registres sur support informatique. En effet, le deuxième alinéa de l’article 16 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences, stipule : « Lorsque les registres et les dossiers sont conservés sur support technologique, l’accès aux documents qui y sont contenus doit être limité aux personnes qui sont à l’emploi ou autorisées à agir pour le titulaire de permis, pour les renseignements nécessaires à l’exercice de leurs activités. »
L’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a la responsabilité d’appliquer la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation et sa mission est de protéger le public. Dans cette optique, nous émettons un cadre en matière de conservation, d’archivage et de maintien des dossiers et registres.
Dans une première phase, nous émettons le cadre normatif visant la GED des dossiers et registres. Une seconde phase visera les transactions électroniques.
À l’automne 2011, l’OACIQ émettra donc un cadre normatif visant les transactions électroniques, ce qui comprend les signatures électroniques. Ce moment correspond à la sortie des nouveaux formulaires qui devront être utilisés dans 18 mois. Nous vous rappelons à cet effet que les formulaires actuels doivent être utilisés durant 18 mois à compter de la date d’entrée en vigueur de la Loi, soit le 1er mai 2010.
Par ailleurs, vous trouverez, dans le présent document, de l’information qui vous sera utile concernant les points suivants :
- Intégrité, confidentialité et rétention de l’information
- Enregistrement de l’information
- Échange d’information
- Architecture (Web ou Réseau)
- Numérisation
- Authentification
- Inspection/Syndic/Assistance
- Démarches préalables
- Suivi des systèmes
1- Intégrité, confidentialité et rétention de l’information
L’OACIQ pose les bases des normes et standards qui assurent l’intégrité d’un document. Il s’agit de s’assurer que l’information contenue dans un document n’est pas altérée ou susceptible de disparaître ou d’être modifiée sans que l’on puisse s’en apercevoir. Ces normes visent également la confidentialité et la rétention de l’information.
Voici ce à quoi les concepteurs d’un système de gestion électronique des documents devront s’attarder. Le système doit garantir que :
- l’information est homogène et cohérente;
- l’information n’est consultée que par les personnes autorisées (confidentialité);
- l’information n’est pas altérée accidentellement ou intentionnellement (intégrité);
- l’information est préservée pour une période conforme à la réglementation (archivage). Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi, cette période de rétention ou d’archivage est maintenant de six ans au lieu de cinq.
2- Enregistrement de l’information
Afin de satisfaire à ces exigences, il faut être conscient des limites des différentes technologies employées. À titre d’exemple, il existe deux niveaux d’enregistrement de l’information :
- le stockage
- la sauvegarde
L’OACIQ exige l’utilisation de disques durs pour le stockage de l’information et de bandes magnétiques ou cartouches pour les sauvegardes.
En effet, l’utilisation des CD/DVD ne fait pas partie de la norme, puisque ce médium ne satisfait pas aux exigences quant à la rétention (l’archivage) des documents, à l’intégrité de l’information. Dans le cas du stockage, il porte atteinte à la confidentialité étant donné que la sécurité de l’information sur ce type de médium est pratiquement impossible.
3- Échange d’information
En outre, l’échange d’information doit être, lui aussi, encadré. En effet, l’OACIQ recommande que l’outil d’échange enregistre la trace de tous les échanges de documents.
4- Architecture (Web ou Réseau)
Une autre considération est le modèle architectural employé. Certains systèmes sont développés dans un environnement RÉSEAU alors que d’autres utilisent une architecture WEB.
Le niveau de sécurité et de gestion des accès varie de l’un à l’autre. Dans un environnement réseau, l’attribution et le retrait des accès s’effectuent dans un cadre restreint puisque l’utilisateur doit avoir accès au lieu physique tandis que, dans un environnement WEB, les utilisateurs peuvent accéder au système de l’extérieur des lieux physiques de l’organisation.
L’architecture WEB est l’environnement favorisé par l’OACIQ de par les multiples possibilités qu’elle offre. Toutefois, ce système requiert des mesures de protection plus élevées ainsi qu’un contrôle des accès plus exigeant afin de permettre l’attribution et le retrait desdits accès en temps réel.
5- Numérisation
Les documents sont originalement sur papier et doivent être numérisés pour être intégrés au système GED. Le délai de rétention des documents originaux est déterminé par le degré de fiabilité de la procédure de sauvegarde et de redondance du système lui-même. L’utilisateur devra donc s’assurer de la stabilité du système avant de procéder à toute destruction des documents papier.
6- L’authentification
L’authentification représente la manifestation du consentement de la personne aux conditions du contrat. La signature ne nécessite aucune preuve d’authenticité en autant que l’intégrité du document soit assurée. L’authentification des documents (signature manuscrite) doit donc être apposée sur le document original avant d’être numérisée; on doit, de plus, certifier que le document numérisé correspond en tout point à la version originale.
Par ailleurs, les normes concernant la signature électronique vous seront transmises par l’OACIQ en même temps que l’entrée en vigueur de la réglementation sur les nouveaux formulaires.
7- Inspection/Syndic/Assistance
La Loi prévoit que toute personne qui a la garde, la possession ou le contrôle des dossiers et registres et autres documents doit, à la demande de la personne qui effectue l’inspection, lui en donner communication et lui en faciliter l’examen, quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles. Le système devra donc permettre de récupérer tout document sur demande de l’inspection, du syndic ou du Service d’assistance.
8- Démarches préalables
L’implantation d’un système de gestion électronique des documents demande un investissement en argent et en temps. C’est pourquoi nous vous invitons à consulter le document portant sur les spécifications techniques en cliquant sur le lien suivant ou en vous rendant sur Synbad.
Nous vous invitons également à communiquer avec l’OACIQ au préalable; le Service d’inspection de l’OACIQ vous accompagnera dans votre démarche. De plus, nous serons en mesure de certifier la conformité de vos systèmes au cadre normatif GED.
9- Suivi des systèmes
L’OACIQ conduira les inspections des systèmes de Gestion électronique des documents (GED) en fonction de ces normes et standards. Ceci permettra à l’OACIQ de s’assurer que la conformité des systèmes aux principes de la Loi et de la réglementation du courtage immobilier au Québec est maintenue.
En conclusion
Retenons que la Gestion électronique des documents ne doit pas être prise à la légère. Le cadre normatif proposé tient compte de la protection du public en s’assurant de la disponibilité des informations fiables.
Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec le Service d’inspection de l’OACIQ au 450 676-4800, poste 476.
