Inspection

Bien que la règlementation le prévoit et que la lettre de convocation le spécifie, certains dirigeants d’agence et certains courtiers agissant à leur compte sont parfois réticents à l’idée de permettre à un inspecteur de vérifier leurs comptes bancaires (relevés, chèques et livrets de dépôts), autres que leur compte en fidéicommis.

Dans le cadre d'une transaction immobilière, il arrive fréquemment que l'acheteur verse un acompte sur le prix de vente. Le courtier qui reçoit cette somme doit alors, s’il agit pour une agence, la remettre sans délai à l’agence pour qu’elle soit déposée dans le compte en fidéicommis de celle-ci ou de celle à qui votre agence aura délégué ses obligations. Si le courtier agit à son compte, il doit faire le dépôt dans son compte en fidéicommis. La somme reçue de l’acheteur doit demeurer dans le compte en fidéicommis jusqu’à ce qu’elle soit requise par le notaire, aux fins de l'acte de vente.

Le comité d’inspection de l’OACIQ est en mesure de constater que les courtiers oeuvrant en courtage hypothécaire sont de plus en plus sensibilisés à l’importance de maintenir des dossiers et registres conformes à la Loi sur le courtage immobilier et à la réglementation applicable. En effet, plusieurs inspections effectuées auprès des agences et des courtiers exerçant en courtage hypothécaire démontrent que ces derniers favorisent une saine gestion par l’application de bonnes pratiques professionnelles.

En octobre 2012, après l’analyse de la conformité du système en matière de conservation, d’archivage et de maintien des dossiers et registres, l’OACIQ a constaté que « Prospects » rencontrait les exigences du cadre normatif et des spécifications techniques disponibles sur le site internet de l’OACIQ. L’Organisme a donc accrédité le système GED de « Prospects ».

Chaque année, l’OACIQ invite les courtiers et les dirigeants d’agence à faire leur auto-inspection. Cet exercice est pour nous un excellent moyen de recueillir plusieurs statistiques qui nous permettent de bien vous accompagner dans la consolidation ou l’amélioration de certains aspects de votre pratique.

Eh oui! Comme le titrait si bien un article publié en novembre 2003, le « référencement » hypothécaire est bel et bien une opération de courtage. Plusieurs d’entre vous reçoivent des rétributions après avoir dirigé leurs clients aux institutions financières. Nous tenons donc à vous rappeler certaines obligations prévues par la Loi.

Votre « Auto-inspection 2010 » est maintenant disponible en ligne. C’est simple et convivial, il suffit de suivre les instructions.

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur le courtage immobilier le 1^er mai 2010, toutes les agences immobilières ou hypothécaires, ainsi que tous les courtiers immobiliers ou hypothécaires agissant à leur compte doivent soumettre un rapport annuel portant sur les sommes détenues en fidéicommis et une copie de leur registre des avis de divulgation, et ce, avant le 31 mars 2011.

Formulaires de l'inspection

Le comité d'inspection est composé des membres suivants :