Renseignements personnels et courtage immobilier

par Julie Charbonneau, avocate Service des affaires juridiques, ACAIQ)

L'obligation de confidentialité des courtiers et agents immobiliers découlait de l'ancien article 3.3 du Code de déontologie de l'Association de l'immeuble du Québec dans la mesure où ils en étaient membres. Il y était stipulé que « le membre doit faire preuve de discrétion quant à tout renseignement de nature confidentielle dont il a connaissance dans l'exercice de sa profession. » Depuis janvier 1994, les praticiens du courtage immobilier ont à tenir compte de mesures beaucoup plus contraignantes que cette simple disposition, avec l'entrée en vigueur de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vise à assurer la protection des renseignements personnels contenus dans des dossiers d'une entreprise du secteur privé. La Loi définit comme renseignement personnel « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier », tel que l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge, le statut matrimonial, le nom des parents, le numéro d'assurance sociale, le numéro de compte d'épargne, l'employeur, etc. Les firmes de courtage immobiliers sont directement visées par cette Loi puisqu'elles répertorient ce type d'informations. Les firmes de courtage sont des entreprises du secteur privé qui recueillent beaucoup de renseignements personnels lorsque, par exemple, elles contractent un contrat de courtage avec un propriétaire-vendeur ou lorsqu'un agent immobilier « qualifie » un acheteur potentiel, c'est-à-dire qu'il établit la capacité financière de ce dernier.

Collecte des renseignements

L'entrée en vigueur de cette loi force les firmes de courtage à modifier leur pratique dans la gestion des renseignements personnels qu'elles détiennent sur les personnes physiques. En effet, cette loi exige de toute entreprise privée qu'elle énonce clairement le but du dossier qu'elle constitue sur autrui. Autre exigence, seuls les renseignements pertinents au but du dossier pourront être recueillis. Ainsi, il n'est pas pertinent lors de la signature du contrat de courtage que l'agent immobilier demande au propriétaire-vendeur de lui indiquer à quel montant se chiffre ses revenus.

Conservation, utilisation et communication des renseignements

Non seulement la collecte des renseignements est limitée, mais des règles sont aussi prévues au sujet de la conservation et de l'utilisation de ces renseignements. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit que les entreprises (firmes de courtage) devront prévoir et mettre en oeuvre des mesures de sécurité assurant le caractère confidentiel des renseignements recueillis. En pratique, les courtiers devront mettre en place les mesures requises par la Loi (exemple: classeurs sous clés ou à accès limité) mais aussi informer et rendre conscients leurs employés du fait qu'ils doivent respecter la confidentialité des renseignements dont dispose l'entreprise. Les cadres et dirigeants des firmes de courtage se voient exposés à des poursuites pénales pour non-respect de certaines dispositions de la Loi. Des poursuites en dommages-intérêts pourront également être prises à l'encontre d'individus ayant illégalement divulgué de l'information ou ayant pris une décision basée sur de l'information incomplète ou fausse. Le principe directeur de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est à l'effet qu'aucun renseignement personnel ne pourra être communiqué à autrui sans le consentement de la personne concernée. L'une des rares exceptions à ce principe est une liste nominative (nom, adresse et numéro de téléphone) pour fins de prospection commerciale ou philanthropique. Par exemple, il n'est pas rare de voir un agent immobilier transmettre à un acheteur potentiel des informations relatives à la précarité financière du vendeur. Avec l'arrivée de cette nouvelle loi, un vendeur s'estimant lésé par la transmission d'une telle information, pourrait avoir des recours contre l'agent fautif. Dorénavant, avant de divulguer une information personnelle, il serait prudent d'obtenir le consentement écrit de la personne concernée.

Les pouvoirs de la Commission d'accès à l'information

La Commission d'accès à l'information est l'organisme désigné pour devenir « le chien de garde » de toute matière relative à la protection des renseignements personnels ainsi que des pratiques d'une personne qui exploite une entreprise et recueille, détient, utilise ou communique à des tiers de tels renseignements. Cette commission se voit également attribuée des pouvoirs élargis d'enquête et d'ordonnance qui lui permettront d'accomplir sa mission.

Loi sur le courtage immobilier et ses règlements

L'article 113 de la Loi sur la protection des renseignements personnels a abrogé, lors de son entrée en vigueur, l'article 21 de la nouvelle Loi sur le courtage immobilier. Cet article établissait les balises de divulgation des renseignements personnels obtenus par un courtier ou un agent dans l'exercice de ses activités. Par cette abrogation, les autorités gouvernementales ont la ferme volonté de soumettre sans ambiguïté aux prescriptions de la Loi sur la protection des renseignements personnels les professionnels de l'immobilier et toute entreprise qui recueille des renseignements personnels. Plus question de règles particulières. Par contre, la réglementation de la nouvelle Loi sur le courtage immobilier impose elle aussi de nouvelles responsabilités relativement aux dossiers constitués par les firmes de courtage. Ces nouvelles obligations s'ajoutent à celles imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et elles touchent autant la nature, la forme, la teneur, la conservation que l'utilisation et la destruction des dossiers. Il est important d'en prendre connaissance et d'appliquer, dès maintenant, l'ensemble de ces dispositions.