Demandes de communication de renseignements personnels présentées par des organismes publics : faut-il y répondre?

Afin de mener à bien la mission et les attributions que leurs lois constitutives leur confient, certains organismes publics bénéficient de pouvoirs spéciaux leur permettant de requérir la communication de renseignements personnels au moyen de ce qui est parfois appelé une « demande péremptoire ». La personne dont les renseignements personnels font l’objet d’une telle demande pourrait aussi bien être un client, un courtier agissant pour une agence ou un employé d’un courtier ou d’une agence.

On retrouve parmi les organismes ayant le pouvoir de contraindre à la communication de renseignements ou de documents :

l’OACIQ
Suivant les articles 78 et 89 de la Loi sur le courtage immobilier, un inspecteur, un syndic, un syndic adjoint et un syndic ad hoc peuvent exiger de toute personne en ayant la garde tout renseignement ou tout document relatif à l’application de la loi.

l’Agence du revenu du Canada
Suivant l’article 231.2(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu, le pouvoir est accordé au ministre fédéral du Revenu (ou à la personne qu’il autorise).

l’Agence du revenu du Québec
Suivant l’article 39 de la Loi sur l’administration fiscale, le ministre du Revenu du Québec (ou la personne qu’il autorise) détient ce pouvoir.

l’Autorité des marchés financiers
Ici encore, suivant l’article 10 de la Loi sur l’Autorité des marchés financiers, toute personne autorisée par l’Autorité des marchés financiers pour procéder à une inspection relative à une loi appliquée par cette dernière peut exiger d’examiner certains documents.

L’obligation de répondre

Dans tous les cas, toute personne ayant la garde des renseignements ou des documents qui font l’objet d’une demande péremptoire par l’un des organismes ci-haut mentionnés a l’obligation d’obtempérer. Mais alors, comment concilier les pouvoirs accordés par ces lois à l’obligation de confidentialité qui incombe aux courtiers et aux agences?

L’article 31 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité est le reflet de l’article 37 du Code civil du Québec et constitue la source de cette obligation de confidentialité :

« Le titulaire de permis doit respecter la confidentialité des informations qui lui sont confiées, ainsi que le secret de tout renseignement personnel recueilli à l’occasion de l’exercice de ses activités, à moins qu’une disposition expresse d’une loi, une ordonnance d’un tribunal compétent ou l’exercice de ses activités ne le relève de cette obligation. » (nous soulignons)

Au surplus, l’article 71 de ce même règlement exige de tout courtier ou dirigeant d’agence qu’il collabore avec tout organisme chargé de protéger le public.

Par ailleurs, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après, « Loi dans le secteur privé ») doit également être prise en considération. Ces dispositions s’ajoutent à celles édictées dans la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements et prévoient des obligations supplémentaires dont le respect est surveillé par la Commission d’accès à l’information.

À l’instar du Code civil du Québec, les articles 13 et 18 (6°) de la Loi dans le secteur privé prévoit qu’un renseignement personnel ne peut être communiqué à un tiers sans le consentement de la personne concernée sauf si la demande de communication est adressée par une personne ou un organisme qui :

  1. a le pouvoir de contraindre à la communication de ce renseignement personnel; ET
  2. le requiert dans l’exercice de ses fonctions.

Ainsi, le courtier ou le dirigeant d’agence qui reçoit une demande péremptoire devra s’assurer que ces deux critères sont rencontrés avant de communiquer les renseignements ou documents demandés. Une fois les vérifications effectuées et concluantes, il n’aura d’autre choix que d’obtempérer à la demande qui lui a été adressée.

Bien que dans le cadre de la Loi sur le courtage immobilier, le courtier qui agit pour le compte d’une agence voit ses obligations de tenue de dossiers et registres déléguées à l’agence, les lois particulières accordant les pouvoirs de contrainte aux différents organismes ne prévoient pas de telle distinction. Ainsi, si un organisme adressait une demande péremptoire à un courtier plutôt qu’à son agence, le courtier devrait nécessairement y répondre et fournir, le cas échéant, les renseignements requis par cet organisme. Advenant qu’au moment de la réception d’une demande qui lui est adressée, le courtier ait déjà transmis à son agence tous les renseignements nécessaires à la tenue des dossiers, il serait prudent qu’il en informe dans les meilleurs délais l’organisme à l’origine de la requête.

Finalement, il est important de noter qu’en vertu du second alinéa de l’article 18 de la Loi dans le secteur privé, le titulaire de permis doit inscrire au dossier concerné toute communication faite en vertu du paragraphe 6°.

Communication non autorisée

Comme nous l’avons mentionné plus haut, un dirigeant d’agence ou un courtier ne peut communiquer des renseignements personnels sans obtenir au préalable le consentement de la personne concernée que si la demande à l’origine de cette communication respecte les deux critères mentionnés plus haut. Un dirigeant d’agence ou un courtier ne pourrait donc pas transmettre des renseignements personnels en réponse à une demande présentée par un organisme public qui ne détiendrait pas le pouvoir de contraindre à leur communication.

Toute communication doit donc obligatoirement satisfaire aux deux critères définis par la Loi dans le secteur privé. Communiquer un renseignement personnel sans que ces critères ne soient respectés pourrait entraîner pour la personne en défaut de lourdes conséquences : sanctions pénales en vertu de la Loi dans le secteur privé, sanctions disciplinaires en vertu de la Loi sur le courtage immobilier ou poursuites en responsabilité civile.

En conclusion

Un dirigeant d’agence ou un courtier agissant à son compte a l’obligation de répondre à une demande péremptoire lui étant adressée si :

  • la personne ou l’organisme qui présente la demande a le pouvoir de contraindre à la communication des renseignements personnels requis; et
  • la personne ou l’organisme présente cette demande dans l’exercice de ses fonctions.

Ce n’est que si ces critères sont respectés que la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne visée pourra avoir lieu.

En cas d’incertitude quant à ses obligations à l’égard d’une demande péremptoire, une agence ou un courtier serait bien avisé de consulter un conseiller juridique.

Dernière mise à jour : 11 juillet 2019
Numéro d'article : 122197