Guide des meilleures pratiques en période de coronavirus - Courtage immobilier résidentiel et commercial

IMPORTANTE MISE EN CONTEXTE

Le 11 mai 2020, le gouvernement a autorisé la reprise complète des activités de courtage immobilier.

En vue de faire face à la deuxième vague de l’épidémie, le gouvernement a mis en place, le 8 septembre 2020, un Système d’alertes régionales et d’intervention graduelle dont l’objectif est de préciser pour chacune des régions sociosanitaires du Québec, des mesures restrictives à déployer pour freiner la propagation du virus en fonction de la situation épidémiologique. Ces mesures dépendent du palier d’alerte établi pour chacune des régions, soit : palier 1 (vigilance – vert), palier 2 (préalerte – jaune), palier 3 (alerte – orange), palier 4 (alerte maximale – rouge).

Par le biais de ce guide, nous vous informons des meilleures pratiques suggérées dans le cadre de la mise en place des règles sanitaires, édictées par le gouvernement, dans le contexte actuel où les activités de courtage immobilier se poursuivent de façon générale.

IMPORTANT : À titre de titulaire de permis délivré par l’OACIQ, il est de votre responsabilité de vous informer et de respecter les restrictions additionnelles établies pour la région où vous exercez et/ou dans laquelle se trouve la propriété faisant l’objet d’une transaction immobilière.

Notez que les directives, guides, tutoriels et foires aux questions qui avaient été préparés par l'OACIQ au printemps 2020 dans le cadre de la reprise partielle pour les transactions prioritaires, ne sont plus applicables.

Les suggestions de l'OACIQ vous sont présentées à titre de référence. C'est pourquoi nous vous dirigeons vers divers sites et documents provenant du gouvernement, car les règles qui y sont prévues ont priorité sur les suggestions du présent guide.

Évidemment, les obligations légales et déontologiques des dirigeants d’agence et des courtiers immobiliers, prévues à la Loi sur le courtage immobilier et aux divers règlements établis en vertu de cette loi dont le Règlement sur les conditions d'exercice d'une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, demeurent en vigueur.

 

PRINCIPES GÉNÉRAUX – MEILLEURES PRATIQUES ET RESSOURCES IMPORTANTES


L'organisation du travail et la façon dont les services de courtage immobilier sont rendus doivent permettre une distance de 2 mètres entre chaque personne en tout temps, l'application des mesures d'hygiène respiratoire et le lavage des mains.

Le travail à distance (télétravail), lorsque possible, est à privilégier, en utilisant les divers moyens et outils technologiques, comme les visites virtuelles, les vidéoconférences, les conférences téléphoniques, les formulaires électroniques et les solutions de signatures électroniques.

Si un dirigeant d'agence immobilière, un courtier immobilier ou un employé a lui-même des symptômes du virus, il serait important de contacter le 1 877 644-4545 et de ne pas être en contact avec toute personne.

Le courtier qui cesse ses activités professionnelles doit en informer son dirigeant d’agence qui assurera la mise en place du plan de continuité en cas d’absence du courtier. Il en est de même dans le cas d'un diagnostic positif, après avoir passé un test de la COVID-19, ou après avoir été en contact avec une personne ayant été diagnostiquée positive.
 

SOURCES OFFICIELLES


L'OACIQ vous recommande de consulter les sources gouvernementales suivantes :

Affiches proposées par le gouvernement que les entreprises et employeurs peuvent utiliser :

VISITE D'UN IMMEUBLE RÉSIDENTIEL OU COMMERCIAL


La visite d’une propriété fait partie des services professionnels du courtage immobilier dans le cadre de l’exécution d’un contrat de courtage et, plus globalement, dans la réalisation d’une transaction immobilière. Par conséquent, ces visites ne font pas l’objet d’interdiction en tant que services professionnels.

Vous devez  respecter les mesures sanitaires et de distanciation émises par Santé publique, entre autres, dans le cadre de vos activités professionnelles et, plus particulièrement, lors des visites.

L’OACIQ recommande, entre autres, de limiter au strict minimum le nombre de personnes présentes dans une résidence privée lors d’une visite. Par exemple, demander qu’un seul représentant des acheteurs et/ou des vendeurs soit présent. Il est à noter que compte tenu des risques liés à la santé que peut représenter le virus, le gouvernement est d'avis que la présence de personnes âgées de 70 ans et plus n’est pas recommandée, mais possible lors des visites.

Enfin, l'OACIQ propose que soit rempli le Formulaire de déclaration relative au coronavirus en adaptant son usage selon le contexte (acheteurs, vendeurs, locateurs, locataires, occupants des lieux).


Formulaire de déclaration relative au coronavirus 

Si un répondant coche la case « Oui » à une des deux questions de la déclaration, il serait responsable de sa part de ne pas procéder à la visite ni d’accéder à la propriété.

À même ce formulaire, le répondant s’engage à respecter les directives qui sont données par le courtier immobilier présent à la visite et est conscient que tout non-respect de ces directives pourrait entraîner une interruption immédiate de la visite. Le courtier immobilier devrait alors demander au visiteur de quitter les lieux. Il est à noter que compte tenu des risques liés à la santé que peut représenter le virus, le gouvernement est d'avis que la présence de personnes âgées de 70 ans et plus n’est pas recommandée, mais possible lors des visites.

La marche à suivre proposée quant aux mesures sanitaires qui pourraient être prises préalablement, pendant et après chaque visite est ci-après détaillée :

  • Privilégier au préalable une visite virtuelle des lieux;
  • Advenant qu’il y ait un intérêt pour l’acheteur à procéder à une visite réelle des lieux :
    • Planifier la visite à l'avance puisque des précautions supplémentaires sont à prendre;
    • Faire signer la déclaration relative au coronavirus aux personnes pertinentes selon les circonstances;
    • Voir à ce que les occupants soient à l’extérieur de l'immeuble pendant la visite;
    • Garder un contrôle, et compte tenu de l'espace parfois limité, restreindre la visite à un visiteur à la fois avec le courtier présent;
    • Demander qu’un seul représentant des acheteurs soit présent lors de la visite (dans le cas de couples, familles ou plusieurs acheteurs);
    • Maintenir une distance de 2 mètres au minimum entre les personnes en tout temps;
    • Porter tout matériel de protection que les autorités exigent (ex. masque);
    • Procéder au nettoyage systématique des mains avant et après la visite par l’utilisation de savon ou d’une solution désinfectante;
    • Prendre les moyens raisonnables pour éviter que les surfaces soient touchées par les visiteurs;
    • Procéder à la désinfection des surfaces utilisées avant et après la visite par le courtier immobilier présent (poignées de portes, sonnette d’entrée, interrupteurs, rampes, etc.).

Dans le cas où seule une visite virtuelle a été tenue, rappelons que vous devriez conseiller à l’acheteur potentiel d’inclure des clauses conditionnelles qui rendraient sa promesse d’achat nulle si la visite sur place et/ou la conclusion de l’inspection n’étaient pas à sa satisfaction. Référez-vous aux clauses types rendues disponibles à cet effet.

VISITES LIBRES


À ce jour, aucune restriction, précision ou interdiction formelle concernant les visites libres n’a été émise par les autorités gouvernementales.

Cependant, l’OACIQ est d’avis que l’organisation de visites libres dans le contexte actuel n’est ni souhaitable ni recommandée.

Si un courtier immobilier décide malgré tout de procéder à des visites libres, le cas échéant, ces visitent devront se faire dans le respect des mesures sanitaires édictées par Santé publique, dont la distanciation de 2 mètres entre les individus, le lavage des mains et le respect des règles d’hygiène respiratoire.

Les mesures sanitaires concernant la visite d’un immeuble résidentiel ou commercial, suggérées ci-dessus, demeurent pertinentes dans le cas d’une visite libre.

Implication d’autres professionnels dans la transaction immobilière
Les autres professionnels agissant dans le cadre d’une transaction immobilière tels que l’inspecteur, l’évaluateur agréé et l’arpenteur-géomètre sont soumis à leurs propres règles de pratique dans le contexte de pandémie. Les courtiers devraient informer tout autre intervenant de l’importance de respecter les directives des autorités publiques dont le respect en tout temps d’une distance de 2 mètres au minimum entre les personnes et les mesures d’hygiène applicables.

 

AGENCES IMMOBILIÈRES


Outre les principes généraux mentionnés plus haut, les dirigeants d’agence doivent voir au respect des directives de Santé publique et de la CNESST.


Procédure proposée pour une visite dans les bureaux de l’agence 

La marche à suivre proposée quant aux mesures sanitaires à prendre préalablement, pendant et après chaque visite essentielle à l'agence est ci-après détaillée.

Il faudrait privilégier le télétravail et restreindre à l’essentiel le nombre d’employés et de visiteurs dans les agences immobilières.

La présence de personnes âgées de 70 ans et plus n’est pas recommandée dans les locaux de l'agence, mais est possible.

Advenant qu’il soit nécessaire de rencontrer un client ou un courtier à l’agence :

  • Exiger en tout temps du public le port d’un masque ou d’un couvre-visage à l’intérieur des locaux de l’agence, sauf les individus qui sont assis à une distance de 2 mètres ou séparés par une barrière physique;
  • Exiger des courtiers et du personnel administratif le port d’un masque ou d’un couvre-visage à l’intérieur des locaux de l’agence lorsqu’ils se retrouvent dans un hall d’entrée, une aire d’accueil ou un ascenseur, ainsi que lorsqu’une distance de 2 mètres ou une barrière physique sera impossible en présence du public. Autrement, les règles sanitaires applicables en matière de santé et de sécurité au travail continuent de s’appliquer;
  • Planifier à l'avance la rencontre afin de gérer le nombre de personnes dans les locaux;
  • Faire procéder à la signature de la déclaration relative au coronavirus;
  • Désinfecter les surfaces utilisées avant et après la visite (poignées de portes, sonnette, rampes, etc.);
  • Exiger le nettoyage systématique des mains par l’utilisation de savon ou d’une solution désinfectante;
  • Assurer le respect d’une distance de 2 mètres au minimum entre les personnes;
  • Dépouiller la salle d’attente de revues ou d’objets non essentiels;
  • Porter tout matériel de protection que les autorités exigent (ex. : masque);
  • Munir d’un écran protecteur le poste de travail de la réception;
  • S’assurer que les produits sanitaires (savon, serviettes de papier, poubelle doublée d’un sac de plastique, désinfectant pour les mains, etc.) sont disponibles en quantité suffisante;
  • Établir un système d’entretien spécifique afin d’assurer la désinfection fréquente des espaces, poignées de portes, surfaces de bureaux, bras de chaises, salle de bain, salle d’attente, boutons d’ascenseurs, rampes d’escaliers et autres surfaces communes;
  • Augmenter les taux de ventilation et le retour d’air frais des locaux, lorsque cela est possible.


Formulaire de déclaration relative au coronavirus (voir le formulaire de déclaration en annexe)

Le dirigeant d'agence ou le courtier immobilier, selon le cas, peut faire remplir au préalable à toute personne devant se présenter aux bureaux de l’agence, la Déclaration relative au coronavirus – agence immobilière.

Si la personne répond par l’affirmative à l’une des deux questions de la déclaration relative au coronavirus, le courtier immobilier ne devrait pas lui permettre d’accéder aux bureaux de l'agence.

Le visiteur s’engage à respecter les directives qui seront données par le dirigeant d’agence ou le courtier immobilier et est conscient que le non-respect de ces directives entraînera une interruption immédiate de la rencontre. Le dirigeant d’agence ou le courtier immobilier, selon le cas, pourrait demander au visiteur de quitter les lieux.

Notez que le formulaire en annexe se trouve également dans la section Formulaires administratifs d'InstanetForms.
 

INFO OACIQ


À titre de régulateur, l’OACIQ encadre la pratique des courtiers immobiliers afin de favoriser les meilleures pratiques et de protéger le public. Dans la réalisation de son mandat, plusieurs outils sont disponibles tant pour le public que pour les courtiers immobiliers dont notamment la ligne Info OACIQ qui demeure pleinement opérationnelle en cette période de pandémie. Les agents d’information disposent des ressources nécessaires pour guider les courtiers dans leur pratique et informer les consommateurs.

Dernière mise à jour : 29 septembre 2020
Numéro d'article : 208197