Protection des renseignements personnels

Dans le cadre de l’exercice de leurs activités, les agences et les courtiers immobiliers et hypothécaires recueillent et utilisent beaucoup de renseignements personnels relatifs à leurs clients, à des parties à une transaction ou à des personnes qui sont à leur emploi.

Il faut savoir qu’un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier (par exemple son nom, sa date de naissance, ses coordonnées, ses renseignements de nature financière, etc.).

La Loi sur le courtage immobilier et ses règlements prévoient certaines obligations incombant aux titulaires de permis en matière de protection des renseignements personnels. Or, cette loi et ses règlements ne sont pas la seule source d’obligations en la matière. Le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi dans le secteur privé) contiennent également bon nombre d’obligations que les agences et les courtiers doivent connaître et respecter. Également, les agences et les courtiers qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels à l’extérieur du Québec sont soumis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Ces lois et règlements viennent encadrer la protection des renseignements personnels à toutes les étapes de leur cycle de vie, c’est-à-dire de leur collecte à leur destruction, en passant par leur conservation, leur utilisation et leur communication à des tiers.

Collecte

Un titulaire de permis ne peut recueillir que les renseignements personnels qui sont « nécessaires » à l’exercice de ses activités de courtage et il doit le faire avec le consentement de la personne concernée. S’ils ne lui sont pas nécessaires, l’agence ou le courtier devra s’abstenir de les recueillir. Par exemple, les revenus d’une personne physique sont nécessaires au courtier hypothécaire pour l’obtention d’un prêt garanti par hypothèque immobilière, mais ne le sont pas pour le courtier immobilier qui représente une personne physique pour la vente de sa propriété.

Conservation, utilisation et communication

Les agences et les courtiers doivent prendre des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels qu’ils recueillent, utilisent, communiquent, conservent et détruisent. En pratique, cela signifie qu’ils doivent, par exemple, mettre en place des mesures pour restreindre l’accès physique (par des classeurs sous clés) ou informatique (par le chiffrement des courriels) aux dossiers contenant des renseignements personnels. Par ailleurs, seules les personnes dont les fonctions le requièrent peuvent avoir accès à des renseignements personnels contenus dans un dossier.

De plus, les agences et les courtiers doivent s’abstenir de communiquer des renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, à moins qu’il ne s’agisse d’un cas prévu dans la Loi sur le secteur privé et, le cas échéant, dans la LPRPDE (communication à l’extérieur de la province). Il est important de noter que pour qu’un consentement soit considéré valide, il doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

La Loi dans le secteur privé prévoit notamment qu’un renseignement personnel peut être communiqué à un tiers sans le consentement de la personne concernée, à un organisme ayant le pouvoir de contraindre à sa communication (par exemple le syndic de l’OACIQ) et qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions ou encore à un cocontractant si le renseignement personnel est nécessaire à l’exécution de son contrat (par exemple à un fournisseur de services de gestion électronique des documents).

Accès et rectification

En application de la Loi dans le secteur privé, une personne concernée par des renseignements personnels détenus par une agence ou un courtier a le droit d’avoir accès à ces renseignements et de demander à ce dernier de les rectifier s’ils sont inexacts ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi. Certaines exceptions s’appliquent cependant à l’égard du droit d’accès, notamment l’agence ou le courtier qui pourrait refuser de communiquer à un client un renseignement personnel le concernant si sa divulgation risque vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle cette agence ou ce courtier, ou ce client, a un intérêt (art. 39 par. 2° Loi dans le secteur privé).

Commission d'accès à l'information et Commissariat à la protection de la vie privée

Bien que l’Organisme ait juridiction à l’égard des dispositions de la Loi sur le courtage immobilier concernant la protection des renseignements personnels, la Commission d'accès à l'information (Québec) et le Commissariat à la protection de la vie privée (Canada) jouent également un rôle primordial en cette matière puisqu’ils sont les organismes chargés d’administrer respectivement la Loi dans le secteur privé et la LPRPDE.

Sanctions

En cas de défaut de respecter ses obligations en matière de protection des renseignements personnels qu’il détient, l’agence ou le courtier fautif s’expose à des sanctions de divers ordres:

  • sanctions disciplinaires en vertu de la Loi sur le courtage immobilier;
  • sanctions pénales en vertu de la Loi dans le secteur privé;
  • poursuites en responsabilité civile.

Sources

Code civil du Québec, articles 35 à 40

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1.

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5.

Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences, R.R.Q., c. C-73.2, r. 4, articles 15 et suivants.

Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, R.R.Q., c. C-73.2, r. 1, articles 31 et suivants et 88.

Site Web de la Commission d’accès à l’information: www.cai.gouv.qc.ca

Site Web du Commissariat à la vie privée: www.priv.gc.ca/index_f.asp

Dernière mise à jour : 22 mars 2013
Numéro d'article : 122362