Conséquences pour une agence immobilière qui ne respecte pas ses obligations

Le dirigeant d’agence joue un rôle clé : il s'assure que l’agence immobilière et les courtiers immobiliers qui s’y rattachent respectent leurs obligations réglementaires afin de maintenir leur permis valides.

Quelles sont les principales obligations?

Chaque année, le dirigeant d’agence doit notamment veiller à ce que :

• Les renseignements de l’agence immobilière soient mis à jour, et que tout changement en cours d’année soit signalé sans délai;
• Les droits exigibles de l’agence soient acquittés;
• Les courtiers immobiliers, ainsi que lui-même, mettent à jour leurs renseignements personnels et acquittent leurs droits exigibles via le Guichet en ligne.
• Le Programme de formation continue obligatoire (PFCO) soit complété par lui et ses courtiers immobiliers, tous les deux ans.

Pour plus de détails, consultez l’article Conséquences pour un courtier de ne pas respecter ses obligations.

Que se passe-t-il si l’agence immobilière ne respecte pas ses obligations?

• En cas de défaut de mise à jour des renseignements :

Le permis de l’agence et celui des courtiers immobiliers seront suspendus après le 30 avril.

• En cas de non-paiement des droits exigibles annuels :

Le permis de l’agence sera révoqué, et les permis de tous les courtiers de l’agence seront suspendus rétroactivement au 1er mai.

Si le permis de l’agence immobilière est suspendu ou révoqué, l’agence immobilière devra :

• Cesser toute activité de courtage immobilier sans délai (une activité de courtage immobilier sans permis valide constitue de l’exercice illégal);
• Retirer toute publicité;
• Aviser sans délai et par écrit les parties ayant des contrats de courtage en cours que l’agence, le dirigeant d’agence et les courtiers agissant en son nom ne sont plus autorisés à les représenter. 

À cet effet, veuillez consulter l’article Avis – changement d'agence ou de statut, afin de choisir l’avis approprié :

• Avis N si l’agence était en co-inscription
• Avis H dans le cas contraire, lequel entraîne la résiliation automatique des contrats de courtage en raison de la cessation des activités de l’agence.

Reprendre les activités de courtage

Pour revenir à la pratique, le dirigeant de l’agence immobilière doit effectuer certaines démarches selon la situation.

Si le permis de l’agence immobilière est révoqué

Le dirigeant de l’agence immobilière doit :

1. Transmettre au Service de la certification une demande de délivrance de permis d’agence, incluant :

• les formulaires complémentaires et autres documents énumérés à la section V – Déclarations du formulaire de demande de délivrance, si vous avez des réponses positives (Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction pénale et acte criminel (PDF) et Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction déontologique (PDF) et Formulaire à remplir en cas de faillite (PDF));
• le  paiement requis pour une délivrance de permis d’agence;
• le paiement de 105,00 $ pour lever la suspension de chacun des permis des courtiers de votre agence;
• le formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique (PDF), dont la section Déclarations aura été remplie par tous les courtiers. Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients. Elle sert également à déclarer que les courtiers de l’agence et son dirigeant d’agence n’ont effectué aucune opération de courtage immobilier durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il jugera appropriées. Finalement, il faut attendre la confirmation du Service de la certification, qui arrivera quelques semaines après l’envoi du formulaire dûment rempli, pour pouvoir reprendre les activités.

2. Au terme de l’analyse effectuée par le Service de la certification, le dirigeant d’agence sera contacté par le Service de l’inspection. Il devra élaborer par écrit un programme de conformité s’il n’y en a pas déjà un en place au sein de l’agence ou encore apporter des ajustements à celui existant, tout en prenant un engagement à le respecter. Dans les deux cas, le programme devra répondre aux exigences de l’OACIQ. Pour plus de détails concernant les étapes pour obtenir la délivrance d’un permis d’agence, consultez cet article.

Si le permis de l’agence immobilière est suspendu

Le dirigeant de l’agence immobilière doit :

• Mettre à jour les renseignements de l’agence immobilière;
• Remplir le formulaire Demande de levée de suspensions de permis d’agence et le transmettre avec le paiement des frais de 400,00 $;
• Procéder au paiement de 105,00 $ pour lever la suspension de chacun des permis des courtiers de l’agence;
• Remplir, faire remplir par tous les courtiers de l’agence, puis transmettre au Service de la certification, la section Déclarations se trouvant dans le formulaire Demande de levée de suspension de permis • Courtier immobilier • Agence immobilière • Personne physique (PDF). Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer que les courtiers de l’agence et son dirigeant d’agence n’ont effectué aucune opération de courtage immobilier durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il jugera appropriées.
• Attendre la confirmation du Service de la certification quelques semaines après l’envoi du formulaire dûment rempli pour pouvoir reprendre ses activités.

Déclaration obligatoire en cas de cessation d’activités

Conformément aux articles 15 et suivants du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences, le dirigeant d’agence immobilière doit transmettre au Service de l’inspection plusieurs informations importantes au moyen du formulaire Déclaration obligatoire – Cessation d’activités d’une agence immobilière ou d’un courtier immobilier agissant à son compte (PDF).