Vérification d’identité et protection des renseignements personnels

Le courtier immobilier, qu’il œuvre en courtage résidentiel ou en courtage commercial, doit vérifier l’identité des parties qu’il représente et celles qui ne sont pas représentées dans une transaction, que ce soit pour la vente, l’achat ou la location,. Cette vérification inclut les signataires des contrats de courtage et promesses d’achat, qu’ils agissent en leur nom ou comme représentants d’une succession, d’une société ou d’une institution. Le courtier doit également vérifier l’identité des conjoints non propriétaires qui doivent intervenir dans les transactions immobilières

La vérification d’identité peut se faire en personne, ce qui est privilégié et ce, au moyen d’un document gouvernemental authentique, valide et à jour (permis de conduire, carte assurance maladie ou passeport) choisi par la partie.  Elle peut aussi se faire à distance à partir d’une version numérisée authentifiée. Le fait de seulement voir une personne munie de son document d’identité avec photo délivré par un gouvernement dans une séance de clavardage vidéo ou au moyen d’un autre type d’application virtuelle n’est pas suffisant en soi. Cette séance pourrait toutefois être une façon de vérifier si le nom et l’apparence de la personne qui a fourni le document d’identité correspondent à la version numérisée authentifiée reçue. 

Pour les personnes morales, il faut non seulement vérifier l’identité de la personne physique autorisée à signer en son nom, mais aussi confirmer leur existence, selon les méthodes définies par le CANAFE.

Enfin, le courtier immobilier doit conserver au dossier toutes les preuves ayant permis d’effectuer la vérification d’identité lorsqu’il n’a pas été en mesure de rencontrer en personne la partie à identifier de manière sécurisée en suivant les directives de l'OACIQ et les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels et la conservation des documents. Dans le cas où le courtier immobilier a a effectué la vérification en personne, il ne doit pas conserver de photocopie de la pièce d’identité ayant servi à cette vérification mais documenter l’information à son dossier ou dans le formulaire de courtage s’il s’y prête.