Preuve de réception et suivi des conditions

La proposition de transaction acceptée contient généralement des conditions qui doivent être réalisées pour que la transaction soit menée à terme, telles que le financement, l’inspection de l’immeuble et la vérification de documents. Le suivi de ces conditions incombe au courtier immobilier. Ses devoirs et obligations vont donc bien au-delà de l’étape de la négociation : il doit protéger les intérêts de la partie qu’il représente tout en accordant un traitement équitable à la partie qui n’est pas représentée par un autre courtier.

Il incombe donc au courtier de s’assurer que les parties à la transaction sont informées des délais à respecter et des avis ou documents à transmettre, le cas échéant. Il doit également les informer des droits et obligations découlant des documents (formulaires ou autres) qu’il leur fait signer.

Le courtier immobilier doit maîtriser le contenu des formulaires de courtage et l’expliquer clairement à son client. Il doit s’assurer que les clauses soient claires, conformes à la volonté des parties, et adaptées aux critères et besoins de son client. Consulter l’article La rédaction d’une clause : conseils et exemples de clauses types pour plus de détails.

Les délais des conditions aux formulaires obligatoires de promesse d’achat

En règle générale, les délais inscrits sur les formulaires obligatoires de promesse d’achat concernant les clauses de financement, d’inspection ou de vérification de documents sont calculés en jours civils consécutifs, également appelés « jours de calendrier ». Cela signifie des périodes de vingt-quatre heures, comptées de minuit à minuit. Les samedis et les dimanches ainsi que les jours fériés sont inclus dans ces jours civils. Le jour qui marque le point de départ, soit la date d’acceptation de la promesse d’achat, n’est pas compté, mais le jour de l’échéance l’est. Cette règle de calcul s'applique également à tous les délais prévus dans les formulaires de courtage de l'OACIQ.

IMPORTANT : Il est à noter qu’une heure exacte suivant l’expiration du délai est mentionné à la clause d’inspection (avant 20 h).

Obtenir les accusés de réception des documents et des avis

Les obligations prévues dans une promesse d’achat concernent seulement les parties impliquées dans la transaction : l’acheteur et le vendeur, ou le locataire et le locateur. Toutefois, en tant qu’intermédiaire, le courtier a pour rôle, notamment de s’assurer que les parties reçoivent une preuve de réception de tout document ou avis transmis par son entremise. 

Par exemple, selon la clause d’examen et de vérification de documents des formulaires de promesse d’achat de l’OACIQ, l’acheteur peut rendre la Promesse d’achat (PA) nulle et non avenue s’il n’est pas satisfait de l’examen et de la vérification des documents, ou s’il ne les a pas reçus dans le délai indiqué. Comment le vendeur peut-il prouver qu’il a bien transmis les documents à temps? 

Si les documents ont été fournis dans les délais, le vendeur ne peut le prouver qu’en obtenant une preuve de réception des documents par l’acheteur. C’est pourquoi le rôle du courtier du vendeur est crucial à cette étape. Le courtier doit s’assurer d’obtenir une preuve écrite que l’acheteur a bien reçu les documents dans le délai imparti et selon le mécanisme prévu à la PA. Pour ce faire, il peut transmettre deux copies des documents à l’acheteur et lui demander d’accuser réception sur l’une d’elles, en incluant la date de réception et la signature. Ces documents devront ensuite être conservés au dossier de transaction.

Par ailleurs, si l’acheteur n’est pas satisfait de l’examen des documents, il doit en aviser le vendeur dans le délai et selon les termes de la clause 9.1. Le courtier de l’acheteur devrait obtenir une preuve de réception de l’avis par le vendeur. Cela permet de s’assurer que l’avis a bien été reçu dans les délais impartis et confirmera, sans équivoque, l’annulation de la PA.

L’utilité du formulaire Avis et suivi de réalisation de conditions (AS)

Le formulaire recommandé Avis et suivi de réalisation de conditions (AS) peut être utilisé dans la plupart des situations où le client doit informer l’autre partie de la réalisation ou non d’une condition. Il ne sert pas à modifier une promesse d’achat.

IMPORTANT : Le courtier est responsable de s’assurer que l’autre partie reçoit bien cet avis. Tous les moyens permettant de prouver la réception d’un document ou d’un avis peuvent être utilisés. Il est important que chaque courtier s’assure que le suivi de la réalisation des conditions d’une promesse d’achat soit effectué avec rigueur, en conservant aussi des preuves au dossier. Lorsque les délais sont sur le point d’expirer, le courtier peut exceptionnellement conseiller son client d’envoyer l’avis par huissier pour obtenir un procès-verbal de ce dernier, en raison de l’urgence d’agir. Toutefois, cette méthode doit être utilisée avec parcimonie en raison des coûts plus importants qu’elle peut engendrer.