5. Cueillette des renseignements personnels

5.1 Principes à respecter

5.2 Devoir d’information lors de la cueillette des renseignements personnels

5.3 Nouvelles obligations d’information lors de la cueillette à compter du 22 septembre 2023

5.3.1 Informations obligatoires

5.3.2 Informations facultatives

5.3.3 Informations sur le profilage

5.4 Formule de consentement

Le titulaire de permis est appelé à cueillir les renseignements personnels dans plusieurs situations, par exemple :

• Lors de l’entrevue avec le client, en prenant des notes manuscrites ou sur ordinateur;
• En faisant appel à un logiciel d’enregistrement de conversations téléphoniques.

Il doit toujours s’assurer qu’aucune autre personne ne puisse entendre ses communications avec son client lors de la cueillette des renseignements personnels. Il n’est pas recommandé de cueillir les renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Lors d’une conversation « mains libres » en voiture alors qu’une autre personne est présente;
• Dans un lieu public (par exemple, au restaurant) où les conversations peuvent être entendues par des tiers. Il est particulièrement déconseillé de tenir les négociations dans un lieu public afin, par exemple, de remplir une promesse d’achat.
• Lors des visites des propriétés. Avec l’accroissement de la présence d’appareils intelligents de surveillance de maison (Google Home, maison intelligente/domotique, système d’alarme interactif, système de caméras, etc.), il est possible que les courtiers et leurs clients soient surveillés (filmés, enregistrés) à leur insu lors d’une visite. Il est donc de mise pour les courtiers de redoubler de prudence dans leurs conversations et de protéger les intérêts de leurs clients en les avisant qu’une telle situation est possible. Il est recommandé de ne pas échanger d’informations confidentielles ou stratégiques lors des visites (par exemple, le souhait de vouloir cette maison « à tout prix » ou encore de discuter du montant à offrir dans la promesse d’achat).

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5.1 Principes à respecter¹

Les titulaires de permis doivent respecter les principes suivants lorsqu’ils collectent des renseignements personnels.

• Déterminer préalablement les fins de la cueillette des renseignements personnels. Il faut avoir un intérêt sérieux et légitime pour cueillir un renseignement personnel sur une personne. Le fait de cueillir les renseignements nécessaires aux fins de la conclusion du contrat de courtage, de la présentation de l’offre d’achat ou de la vérification d’identité, constitue, bien sûr, un intérêt sérieux et légitime;    
• Seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins de la cueillette, tels que déterminés comme étant indispensables et non simplement utiles, peuvent être recueillis. En cas de doute, le titulaire de permis doit s’abstenir de recueillir les renseignements².  

Par exemple, les informations sur le revenu d’une personne semblent être utiles, mais elles ne sont pas indispensables pour la réalisation d’une transaction immobilière.

Connaître le sexe d'une personne pourrait être nécessaire à un médecin afin d'établir un diagnostic, mais il ne l’est pas pour un courtier immobilier qui représente un client pour la vente de sa propriété. En revanche, il est nécessaire pour le courtier de connaître le statut matrimonial du vendeur à cause des règles particulières entourant la vente de la résidence familiale.

Si le titulaire de permis recueille des renseignements personnels dans un objectif de prospection commerciale, seuls les renseignements nécessaires à cette fin, tels que le nom et les coordonnées téléphoniques, peuvent l’être pour pouvoir joindre les clients potentiels en leur offrant ses services.

La nécessité de recueillir un renseignement peut également découler de la réglementation, comme l’obligation pour le courtier de vérifier l’identité des parties à la transaction, leur capacité juridique et la profession. Le cas échéant, il est nécessaire pour le courtier de recueillir et de transcrire dans le formulaire de courtage, par exemple, les renseignements d’identité, tels que le numéro de la pièce d’identité présentée, sa date d’expiration et le pays de délivrance³.

Le refus de la personne concernée de fournir des renseignements nécessaires à la réalisation de l’objet du dossier pourrait conduire le titulaire de permis à devoir refuser de lui fournir ses services. En aucun cas, il ne doit enfreindre ses obligations déontologiques à cet égard. Le titulaire de permis joue d’ailleurs un rôle de chien de garde, notamment en matière de prévention du blanchiment d’argent, et doit s’assurer de vérifier rigoureusement l’identité des parties à la transaction et leur capacité juridique.  

• Recueillir les renseignements personnels par des moyens licites (légaux).

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5.2 Devoir d'information lors de la cueillette des renseignements personnels⁴

Conformément au principe de transparence, le courtier qui recueille des renseignements personnels doit informer la personne concernée des informations décrites ci-dessous et prescrites par la loi. Il est fortement recommandé de procéder par écrit.

• L’objet du dossier pour lequel on doit recueillir les informations personnelles.

Par exemple, le dépôt d’une promesse d’achat sur la propriété, la vente de la propriété.

•  L’utilisation qui sera faite des renseignements personnels.

Par exemple, vérifier l’identité de la personne, inscrire la propriété au service de diffusion de l’information, etc.

À noter que l’objet du dossier et l’utilisation des renseignements personnels doivent être conformes aux fins préalablement déterminées.

• Les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements personnels au sein de l’agence.

Par exemple, le responsable de la gestion de ces renseignements, le courtier inscripteur, etc. 

• L’endroit où seront détenus les renseignements personnels.

Par exemple, au siège de l’agence et/ou auprès de fournisseurs de services GED (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, des obligations spécifiques seront applicables dans le cas où les renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec (ex. : un fournisseur GED qui se situe hors du Québec)⁵.

• Le droit d’accès et de rectification

Toute personne a le droit d’avoir accès à ses renseignements personnels détenus par un tiers et de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.

Noter que la présente ligne directrice ne traite pas des aspects relatifs au droit d’accès et de rectification ni des recours devant la Commission d’accès à l’information (CAI). Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi que le site web de la CAI.

⁴ LQ 2021, c. 25, art. 107 introduisant l’art. 8 de la Loi sur le secteur privé.
⁵ LQ 2021, c. 25, art. 111 introduisant l’art. 17 de la Loi sur le secteur privé.

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5.3 Nouvelles obligations d'information lors de la cueillette à compter du 23 septembre 2023⁶

En plus des informations indiquées à la section 5.2, il faudra, lors de la cueillette de renseignements personnels, recueillir les informations suivantes :

5.3.1 Informations obligatoires

• Déterminer les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis (voir la section 5.1);
• Déterminer les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis (la cueillette des renseignements personnels peut se faire au moyen d’une demande écrite ou verbale);
• Permettre de retirer son consentement;

La personne concernée peut, à tout moment et sans devoir donner une justification quelconque, retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation de ses renseignements personnels.

• Informer la personne du nom des tiers impliqués;

La personne doit être informée du nom du tiers pour qui la collecte est faite et du nom des tiers ou des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements ainsi que de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec. La personne doit également être informée de la communication éventuelle de ses renseignements au service de diffusion d’information et au fournisseur GED.

5.3.2 Informations facultatives

Les informations suivantes devront être communiquées à la personne qui le demande :

• La durée de conservation des renseignements personnels;
• Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’entreprise;
• La nature des renseignements personnels recueillis;
• Les catégories des personnes qui pourront avoir accès à ses renseignements au sein de l’entreprise.

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5.3.3 Informations sur le profilage

La loi vise aussi le « recours à des technologies » qui balise les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer le profilage d’un individu (notamment, aux fins de publicité ciblée).

Ainsi, la personne concernée devra être informée du recours à une telle technologie et, le cas échéant, des moyens offerts pour activer les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer le profilage. Ces fonctions devront être désactivées par défaut⁷.

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5.4 Formule de consentement

Pour récapituler les informations données ci-dessus, voici les éléments obligatoires que doit contenir une formule de consentement à la cueillette des renseignements personnels :

• L’objet du dossier/chacune des fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis;
• Les moyens de cueillette des renseignements;
• L’utilisation qui sera faite des renseignements recueillis;
• L’endroit où sera détenu le dossier contenant les renseignements personnels;
• Le droit d’accès aux renseignements personnels et de leur rectification ainsi que le droit de retirer son consentement;
• Les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements au sein de l’agence;
• Le cas échéant, l’identité des personnes ou des entreprises pour lesquelles la cueillette sera faite et auxquelles il sera nécessaire de communiquer les renseignements;
• Le cas échéant, la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec;
• La période de validité du consentement (déterminée ou déterminable).

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