Délivrance et maintien de permis
10 Changement de statut ou cessation d’activités d’une agence ou d’un courtier immobilier agissant à son compte
Un changement de statut ou une cessation d’activités doit être planifié pour assurer la protection du public.
10.1 – Changement de statut du courtier immobilier agissant à son compte
Le courtier immobilier agissant à son compte change son statut lorsqu’il joint une agence immobilière.
Il est alors réputé avoir cessé ses activités en tant que courtier immobilier agissant à son compte et doit assumer les responsabilités liées à une cessation d’activités.
Démarches à effectuer auprès de l’OACIQ
- Remplir la Demande de modification de permis – Courtier immobilier (PDF) et payer les frais applicables.
- Remplir la Déclaration obligatoire – Cessation d’activités d’une agence immobilière ou d’un courtier immobilier agissant à son compte(PDF) et fournir les documents requis à cet effet.
Obligations envers les clients
- Informer ses clients par écrit en leur expliquant leurs choix.
- S’entendre avec sa nouvelle agence immobilière ou un autre courtier immobilier à son compte pour la prise en charge des dossiers et des registres pour une période de 6 ans1.
10.2 – Cessation d’activités : obligations et responsabilités
Actions à poser lors d’une cessation d’activités
Informer les clients et dresser l’état des contrats en cours
Informer les clients et dresser l’état des contrats en cours- Identifier tous les contrats de courtage en vigueur, y compris les cas de co-inscription.
- Aviser les clients par écrit :
- de la date de cessation des activités;
- de leurs options.
Analyser les propositions de transaction déjà acceptées
Analyser les propositions de transaction déjà acceptées- Identifier les propositions de transactions déjà acceptées : vente, achat et location afin de déterminer :
- Lesquelles peuvent être finalisées avant la cessation des activités.
- Lesquelles devront être prises en charge autrement.
- Distinguer les transactions dont les conditions :
- sont réalisées, notariées avant ou après la date de cessation.
- ne sont pas encore réalisées, mais qui pourraient être notariées avant la cessation.
- ne sont pas encore réalisées et dont l’acte notarié est prévu après la cessation.
- concernent la location et pourraient faire l’objet d’un renouvellement de bail.
À NOTER
Les parties aux transactions (conditions réalisées ou non, location avec renouvellement de bail, référencement de client) les agences immobilières et courtiers immobiliers ainsi que les autres intervenants doivent être informés de la date de cessation des activités. Des directives claires devront aussi être données à tous quant à la bonne marche à suivre qui aura été établie.
Identifier les dossiers liés à l’indication de clients
Identifier les dossiers liés à l’indication de clientsIdentifier les dossiers ayant fait l’objet d’une indication de clients (« référencement ») à un autre titulaire, à un prêteur hypothécaire ou autre, pour lesquels une rétribution est prévue, mais non encore reçue.
Identifier les rétributions
Identifier les rétributionsIdentifier les rétributions à recevoir et à payer.
Assurer la prise en charge des dossiers et des registres
Assurer la prise en charge des dossiers et des registresS’entendre avec une agence immobilière ou un autre courtier immobilier agissant à son compte pour la prise en charge des dossiers et des registres, à l’exception de ceux relatifs à la comptabilité, pour une période de 6 ans à compter de la fermeture définitive des activités.
Conciliation des sommes détenues en fidéicommis
Conciliation des sommes détenues en fidéicommisProcéder à une conciliation bancaire des comptes en fidéicommis (général et spéciaux) avant tout remboursement ou transfert.
Conciliation interne (agence immobilière)
Conciliation interne (agence immobilière)Pour une agence immobilière, déterminer avec chacun de ses courtiers immobiliers, le cas échéant, et pour chacun des dossiers ci-dessus mentionnés, la bonne marche à suivre.
Avances de rétribution et déboursés
Avances de rétribution et déboursés- Identifier les sommes détenues en fidéicommis : avances de rétribution ou déboursés.
- Identifier les clients à rembourser, en totalité ou en partie, si les conditions donnant droit à la rétribution ne sont pas réalisées, car aucun déboursé n’a été encouru au moment de la résiliation du contrat de courtage.
- Transférer les sommes au nouveau fiduciaire lorsque le client choisit de suivre le courtier immobilier.
Acomptes et dépôts de sécurité
Acomptes et dépôts de sécurité- Identifier les acomptes, dépôts de sécurité ou autres sommes prévues aux propositions de transaction détenues en fidéicommis.
- Identifier les dossiers de transaction qui se finaliseront après le changement.
- Transférer les sommes au nouveau fiduciaire : nouvelle agence ou notaire.
Courtage commercial : le dépôt de sécurité peut être remis au locateur, avec le consentement écrit des parties.
Comptes spéciaux en fidéicommis
Comptes spéciaux en fidéicommisIdentifier les sommes détenues dans des comptes spéciaux en fidéicommis.
Placements
Placements- Identifier les placements venant à échéance après la cessation des activités.
- Encaisser les placements avant l’échéance.
Selon l’entente :
- Le client peut avoir droit aux intérêts prévus sur demande. L’agence ou le courtier à son compte rembourse la différence de taux d’intérêts.
- Une fois les sommes identifiées, l’agence immobilière ou le courtier immobilier agissant à son compte devra :
- Obtenir le consentement écrit des parties requis.
- Le cas échéant, obtenir par écrit toute autre modification des ententes entre les parties.
- Obtenir le consentement écrit du nouveau fiduciaire titulaire de permis pour le transfert des sommes.
- Transférer les placements des comptes spéciaux au compte général en fidéicommis et rembourser le montant des intérêts aux déposants.
- Rembourser aux clients les sommes détenues en fidéicommis à titre d’avance de rétribution et de déboursés, dès la résiliation du contrat de courtage.
- Procéder au transfert (par virement électronique, chèque, lettre de change ou bordereau de transfert) des sommes du compte général en fidéicommis vers les nouveaux fiduciaires ou autres, en respect des ententes et des modifications apportées.
- Les nouveaux fiduciaires ont besoin d’une copie des dossiers auxquels les sommes transférées sont associées.
- Fournir au nouveau fiduciaire une copie des dossiers liés aux sommes transférées afin de permettre une gestion adéquate.
- Respecter toutes les obligations en matière de tenue des dossiers et des registres, notamment en procédant aux écritures dans le registre des opérations en fidéicommis et en conservant toutes les pièces justificatives aux dossiers.
- Effectuer la conciliation des comptes en fidéicommis une fois que les soldes sont à zéro.
Aviser le Service de la certification
Aviser le Service de la certification
Une fois ces étapes franchies et que l’agence immobilière ou le courtier immobilier agissant à son compte est prêt à cesser ses activités et à procéder à la fermeture, il doit aviser par écrit le Service de la certification de la date de la cessation des activités.
Étapes à suivre après la révocation du permis
- Fermer le compte général en fidéicommis.
- Produire le rapport des opérations en fidéicommis de l’année en cours avec une date de fin de période correspondant à la date de fermeture du compte.
- Remettre sans délai les dossiers et les registres à l’agence ou au courtier immobilier agissant à son compte qui a accepté leur prise en charge.
- Transmettre au Service de l’inspection de l’OACIQ les documents suivants :
- le rapport des opérations en fidéicommis de l’année en cours, accompagné du registre des opérations en fidéicommis, des relevés bancaires de la période et du document de l’institution financière confirmant la fermeture du compte en fidéicommis;
- le rapport des opérations en fidéicommis, le registre des opérations en fidéicommis et les relevés bancaires de l’année précédente, si ces documents n’ont pas déjà été transmis;
- le registre des avis de divulgation de l’année en cours;
- le registre des avis de divulgation de l’année précédente, si celui-ci n’a pas déjà été transmis;
- La Déclaration obligatoire • Cessation d'activités d'une agence immobilière ou d'un courtier immobilier agissant à son compte (PDF).
IMPORTANT
L’agence immobilière qui cesse ses activités doit modifier son champ d’activités auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ). À défaut, elle s’expose à des poursuites pour exercice illégal du courtage immobilier.
10.3 – Conservation des dossiers après une cessation d’activités
EXIGENCES RÉGLEMENTAIRES
L’obligation de la conservation des dossiers et des registres revient à l’agence immobilière ou au courtier immobilier agissant à son compte et non à un courtier immobilier agissant pour une agence immobilière.
- Les dossiers et les registres doivent être conservés 6 ans à compter de la date de cessation des activités, sauf lorsque les dossiers constituent un élément de preuve dans le cadre d’une poursuite civile, disciplinaire, pénale ou criminelle.
- L’Organisme doit toujours savoir où ils sont conservés.
- En cas de transfert, le nouveau titulaire doit :
- Respecter les mêmes obligations que pour ses propres dossiers, notamment en matière de protection des renseignements personnels, de conservation, d’utilisation et de destruction des dossiers et des registres.
- Aviser l’Organisme par écrit, dans les 30 jours.
10.4 – Droit à la rétribution après la cessation d'activités
Une agence immobilière ou un courtier agissant à son compte a droit à sa rétribution pour les opérations réalisées alors que son permis était valide.
Pour vérifier l’historique d’un permis, une demande doit être effectuée auprès de l’OACIQ.
POINT DE VIGILANCE
La suspension ou la révocation du permis d’une agence immobilière entraîne la suspension des permis de tous les courtiers immobiliers qui y sont rattachés.
Le permis de l’agence immobilière du courtier du VENDEUR est suspendu ou révoqué
Comme pour toute autre transaction :
- Le notaire verse la rétribution à l’agence immobilière après la signature et la publication de l’acte de vente.
- Si un acompte a été déposé au compte en fidéicommis de l’agence, conformément à la clause 4.3 de la promesse d’achat, cet acompte doit être transféré au notaire instrumentant avant la signature de l’acte de vente.
- L’agence immobilière ayant perçu l’acompte ne peut en aucun temps se rétribuer à même les sommes détenues dans son compte en fidéicommis avant la publication de l’acte de vente.
Une fois l’acte de vente signé et publié, et après avoir reçu du notaire le paiement de sa rétribution ou la confirmation de la publication de l’acte de vente, l’agence immobilière peut, à son tour, rétribuer ses « anciens » courtiers immobiliers, selon les modalités prévues à leurs contrats de travail.
Le permis de l’agence immobilière du courtier de l’ACHETEUR est suspendu ou révoqué
Comme pour toute autre transaction :
- Le notaire verse la rétribution à l’agence immobilière du courtier du vendeur.
- Cette agence peut ensuite transmettre la part de rétribution à l’agence immobilière du courtier de l’acheteur après la signature de l’acte de vente.
Toutefois, si le courtier du vendeur identifié à la promesse d’achat lui en donne l’instruction par écrit, le notaire peut effectuer le partage de la rétribution et verser directement cette rétribution à l’agence immobilière du courtier de l’acheteur.
L’agence immobilière du courtier de l’acheteur pourra ensuite rétribuer ses « anciens » courtiers immobiliers, selon les modalités prévues à leurs contrats de travail.
POINTS CLÉS
- Les modalités de paiement ne changent pas et continuent de s’appliquer au notaire.
- Les courtiers immobiliers :
- Ont droit à leur rétribution par l’entremise de leur ancienne agence immobilière, même si le permis de celle-ci est suspendu ou révoqué.
- Ne peuvent exiger d’être rétribués directement par le notaire.
- En cas de désaccord, ceux-ci doivent s’en remettre aux tribunaux civils pour faire valoir leurs droits.
- Numéro de référence
- 215170
- Dernière mise à jour
- 27 mai 2026