Délivrance et maintien de permis

1. Identifier tous les contrats de courtage et propositions de transaction liés au courtier immobilier.
   • Inclure les co-inscriptions
   • Les propositions en cours acceptées ou non
   • Les contrats de l’équipe, s’il y a lieu.

1. Aviser les clients par écrit de leurs options: 
   • Continuer avec le courtier immobilier (s’il y a lieu);
   • Continuer avec l’agence immobilière (un autre courtier immobilier sera désigné dans l’avis);
   • Mettre fin au contrat de courtage.

*Ces modèles d’avis types sont disponibles selon la situation du courtier immobilier.

Courtage résidentiel : SANS RÉPONSE de la part du client, le contrat de courtage est réputé résilié le jour où le courtier immobilier cesse d’exercer pour l’agence immobilière initiale.

À NOTER

• Les documents liés à la transaction demeurent à l’agence immobilière. 
• Si le client suit le courtier immobilier :
  
  • une copie du dossier doit être remise à la nouvelle agence immobilière ou au courtier immobilier agissant à son compte.
• Aviser lors d’un changement :
  • Le courtier immobilier de l’autre partie
  • Les autres intervenants : notaire, inspecteur en bâtiment, etc.

1. Identifier les dossiers avec indication de clients (« référencement »).
   • Vérifier où une rétribution est prévue mais pas encore reçue.
   • Cela peut inclure des ententes avec :
     • d’autres courtiers immobiliers
     • des prêteurs hypothécaires, etc.

1. Identifier les rétributions à recevoir et à être versées au courtier immobilier.
2. Verser au courtier immobilier la rétribution selon ce qui a été convenu avec le dirigeant d’agence dans son contrat d’embauche ou avant son départ.

À NOTER

L’agence immobilière a le droit de verser une rétribution au courtier immobilier qui n’exerce plus pour elle, pour des actes posés alors qu’il la représentait.

1. Identifier les sommes détenues en fidéicommis : avances de rétribution ou déboursés.
2. Identifier les clients à rembourser, en totalité ou en partie, si les conditions donnant droit à la rétribution ne sont pas réalisées, car aucun déboursé n’a été encouru au moment de la résiliation du contrat de courtage.
3. Transférer les sommes au nouveau fiduciaire lorsque le client choisit de suivre le courtier immobilier.

1. Identifier les acomptes, dépôts de sécurité ou autres sommes prévues aux propositions de transaction détenues en fidéicommis.
2. Identifier les dossiers de transaction qui se finaliseront après le changement
3. Transférer les sommes au nouveau fiduciaire : nouvelle agence ou notaire.

Courtage commercial : le dépôt de sécurité peut être remis au locateur, avec le consentement écrit des parties.

1. Identifier les sommes détenues dans des comptes spéciaux en fidéicommis.

1. Identifier les placements venant à échéance après le changement.
2. Encaisser les placements avant l’échéance.
   • Selon l’entente :
     • le client peut avoir droit aux intérêts prévus
     • sur demande, l’agence rembourse la différence de taux d’intérêts
3. Pour chaque somme détenue en fidéicommis, l’agence doit :
   • Obtenir le consentement écrit des parties requis:
     • le cas échéant, obtenir par écrit toute autre modification des ententes entre les parties.
   • Obtenir le consentement écrit du nouveau fiduciaire titulaire de permis pour le transfert des sommes.
   • Transférer les placements des comptes spéciaux vers le compte général en fidéicommis et rembourser les intérêts aux déposants.
   • Transférer, selon le mode approprié (virement électronique, chèque, lettre de change ou bordereau de transfert), les sommes détenues dans le compte général en fidéicommis vers les nouveaux fiduciaires ou autres destinataires, conformément aux ententes et aux modifications apportées.
   • Fournir au nouveau fiduciaire une copie des dossiers liés aux sommes transférées.
   • Rembourser aux clients les sommes détenues en fidéicommis à titre d’avance de rétribution et de déboursés dès la résiliation des contrats de courtage.
   • Assurer la tenue des dossiers et des registres, notamment en procédant aux écritures dans le registre des opérations en fidéicommis et en conservant toutes les pièces justificatives aux dossiers.
4. Conservation des dossiers
   • L’agence immobilière est responsable de la tenue des dossiers, livres et registres, et de la comptabilité en fidéicommis :
     
     • doit s’assurer qu’ils sont complets avant le départ du courtier immobilier 
   • Le courtier immobilier agissant pour une agence immobilière :
     
     • ne conserve pas les dossiers 
     • doit remettre sans délai à l’agence tous les renseignements et documents nécessaires.

1. La cessation d’activités est-elle temporaire ou pour une période prolongée? 
   
   • Cette distinction aura une incidence sur le choix de révoquer ou de suspendre le permis.
2. Le dirigeant d’agence a-t-il été informé afin de planifier le départ?
3. Le courtier immobilier connait-il son droit à la rétribution?
   
   • La réponse se trouve souvent dans le contrat d’embauche ou dans une entente préalable au départ, que le courtier immobilier doit consulter.
4. Les clients sont-ils avisés par écrit de ce changement et de leurs options?
5. Les renseignements et documents requis ont-ils été remis à l’agence immobilière avant le départ?
6. La demande de suspension ou de révocation a-t-elle été remplie, signée et transmise au Service de la certification, accompagnée des frais requis?
7. En cas d’exercice à son compte, le courtier immobilier a-t-il pleinement conscience de l’ensemble des responsabilités s’y rattachant?